ejemplo de una contratacion
Se inicia cuando surge una vacante en la empresa,
debido a un traslado, ascenso, despido, renuncia, fallecimiento u otro,
del empleado que anteriormente ocupaba dicho cargo. También puede surgir
por la necesidad de crear un nuevo puesto o por cambios en la
estructura de la organización.
JEFE DEL DEPARTAMENTO O UNIDAD
Elabora
en el formulario de Solicitud de empleado (Requerimiento de Personal),
el requerimiento de una nueva persona para un determinado cargo. Este
deberá ir firmado y sellado en original y copia para archivo.
GERENTE GENERAL
Analiza la solicitud de requerimiento y decide si es necesario la contratación de un nuevo empleado.
Si
llega a la conclusión que la contratación no se justifica, solicita al
Jefe de Unidad que hizo llegar la solicitud de empleado, que hago una
distribución de las funciones entre los empleados de la unidad bajo su
cargo.
Si la contratación de la nueva persona se justifica, firma de autorizado el original de requerimiento de personal.
Hace
llegar a la Gerencia de Administración el requerimiento de personal por
medio de su secretaria, para dar inicio al reclutamiento de candidatos a
ocupar el puesto.
GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION
Recibe el requerimiento y revisa para comprobar que ha sido bien elaborado y someterlo a los pasos siguientes del proceso.
Si
detecta que posee observaciones y que hay correcciones que hacer lo
devuelve al Jefe de la Unidad que solicita para que haga las respectivas
correcciones. Si no las hay pasa al paso No. 08
JEFE DEL DEPARTAMENTO O UNIDAD
Recibe el requerimiento y corrige las observaciones enviando nuevamente el documento a la Gerencia de Administración.
GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION
Adjunta
copia de la descripción del cargo (Manual de Descripción de Puestos),
con el objeto de proporcionar mayores elementos de juicio para
justificar la contratación de la persona solicitada.
Traslada
el requerimiento de personal a la Gerencia General la solicitud de
empleado y la descripción del puesto, para que apruebe o rechace la
contratación para cubrir la vacante.
GERENCIA GENERAL
Si la contratación se justifica firma el requerimiento de personal y lo regresa a la Gerencia de Administración.
GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION
Acude
al inventario de Recursos Humanos para buscar candidatos dentro de la
compañía que reúnan los requisitos que la vacante requiere.
Si existen candidatos dentro de la Empresa, continua con el proceso de selección.
Si no existen candidatos dentro de la Empresa, determina el medio más viable y adecuado para reclutar candidatos.
Elabora
el anuncio de la oferta de trabajo para reclutar los candidatos del
Mercado de Trabajo, la cual deberá contener los datos mínimos
siguientes:
Título del puesto
Requisitos del puesto
Prestaciones
económicas y beneficios de la Empresa (Remuneración quincenal, semana
laboral y otros que la empresa considere necesario que el candidato debe
conocer.)
No. De teléfonos de la Empresa, correo electrónico y otros medios de comunicación.
Luego el medio por el cual hará el anuncio (periódico, radio, carteles y otros)
SECRETARIA DE GERENCIA
Atenderá
las llamadas telefónicas de las personas interesadas en la vacante y
los interrogará para saber si cumplen con algunos requisitos como edad,
estado civil, estudios realizados y otro que la empresa considere
necesario filtrar en ese momento.
Si el candidato que llama no cumple algunos de los requisitos establecidos los rechaza y da por finalizada la entrevista.
Si
el candidato cumple con los requisitos, fija la fecha y hora para la
entrevista preliminar. Anota en un “Control de Entrevistas Preliminares”
los datos siguientes:
Día y hora de la entrevista
No. Correlativo de la llamada telefónica
Nombre del solicitante
Puesto que solicita (Si el anuncio ofrece dos o mas puestos).
Título obtenido
Experiencia.
Además
les indica que deben presentar una fotografía para anexarla a la
solicitud de empleo y que deben presentar su Hoja de Vida ese mismo día.
El día y hora señalados entrega a cada solicitante una “Solicitud de Empleo”, la cual llenará y entregará el mismo día.
Observa
el aspecto físico de los candidatos y su presentación, selecciona a los
que cumplen los requisitos mínimos de presentación y los señala en el
“Control de Entrevistas Preliminares”.
Recibe
las solicitudes de empleo de los candidatos e indica en que fecha serán
nuevamente citados. (Sólo los que cumplen los requisitos para el
cargo).
Archiva
temporalmente las solicitudes de empleo, para posteriormente
seleccionar las que aprobaron la evaluación visual de aspecto físico y
apariencia en la presentación.
4.2.2 2ª. FASE: SELECCIÓN
Tomando
como inicio las Solicitudes de Empleo recibidas en la fase de
reclutamiento, y el objetivo fundamental es elegir a la persona mas
capacitada de entre los candidatos. Para lograr este fin es necesario
llevar a cabo una serie de procedimientos que se describen a
continuación.
GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION
Toma
las solicitudes recibidas en la fase de reclutamiento y selecciona las
que aprobaron el examen visual referente a aspecto físico y de
apariencia, para lo cual consulta el libro de “Control de la Entrevista
Preliminar”
Cita
telefónicamente o por otro medio a los solicitantes seleccionados para
aplicar las pruebas de conocimientos exigidas para el cargo.
El día y hora señalados les administra las pruebas de aptitudes para el cargo.
Recibe
las pruebas y las califica y las que tienen una nota mayor o igual al
70% son seleccionadas, para ser citados a una nueva entrevista para
selección.
El día y hora señalados efectúa la entrevista de selección, auxiliándose de una guía de entrevista.
Al
finalizar la entrevista llena una hoja de “Evaluación de Entrevistas de
Selección”, en ella anota los aspectos que a su juicio describen mejor a
la persona entrevistada, luego la firma, anota la fecha y la
calificación obtenida.
Si
los resultados de la entrevista no son satisfactorios, procede al paso
No. 09, si lo son pide dos referencias personales. Para este proceso
dará una forma al solicitante para que la haga llegar a las personas que
darán las referencias para que las llene y firme.
Cuando recibe las referencias verifica que la información contenida es veraz y satisfactoria.
Si
los datos de las referencias no son satisfactorios, rechaza al
solicitante y envía los documentos a la secretaria de la Gerencia
General para que los archive.
De
entre los candidatos crea “La Propuesta,” no menor de tres ni mayor de
cinco candidatos y la “Autorización de Contratación de Personal”. Además
anexa las solicitudes de empleo.
Envía
la propuesta y la autorización al Jefe de Departamento o Unidad
interesada en llenar el puesto para que elija de la propuesta quien
ocupará el puesto.
JEFE DE DEPARTAMENTO O UNIDAD
Evalúa la propuesta para conocer los resultados de la selección y llevar a cabo una entrevista con los candidatos.
Si
los candidatos son de la Empresa pasa al paso No. 16, caso contrario
cita por medio de la Gerencia de Administración los candidatos que
entrevistará.
Entrevista
a los candidatos el día y hora señalados a cada uno de ellos, indicando
en una “Hoja de Evaluación de Entrevista” los resultados y firma.
Si
la entrevista no es satisfactoria rechaza al candidato y pasa al punto
No.17 firmando antes la decisión de no contratar al candidato.
Si fuese satisfactoria la evaluación elige al candidato a contratar y complementa la autorización.
Devuelve la documentación a la Gerencia de Administración para que proceda según la decisión tomada.
GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION
Revisa la documentación para saber de la decisión tomada por el Jefe de departamento o unidad interesada en cubrir el puesto.
Si
todos los candidatos son rechazados prepara una nueva propuesta para el
Jefe del Departamento o Unidad interesada, de entre los candidatos no
incluidos en la primera propuesta y así hasta agotarlos si se repitiera
la decisión de rechazo de todos los candidatos de la propuesta.
Si se agotaran todos los candidatos pasaría al inicio del proceso de reclutamiento.
Si es elegido algún candidato, firma la Autorización y anexa la documentación enviada por el Jefe de la Unidad interesada.
Envía la Información a la Gerencia General para que autorice la contratación.
GERENCIA GENERAL
Recibe la documentación y verifica que todos los requisitos se hayan cumplido.
Firma la “Autorización para Contratación de Personal” y la envía a la Gerencia de Administración e Información.
GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION
Recibe la documentación e inicia el proceso de ascenso o de contratación.
4.2.3 3ª. FASE: CONTRATACION
La
3ra. Fase del proceso es la contratación y es la última fase del
proceso de incorporación de un nuevo empleado o de un ascenso.
La
referida fase consta de dos partes: La primera es seguir con las
actividades de ascenso si se trata de un candidato interno, y las
segunda si se trata de un candidato nuevo donde deberá hacerse las
actividades de contratación.
GERENCIA DE ADMINISTRACION
Observa
si se trata de una contratación o de un ascenso para decidir que
actividades seguir. Si se trata de un ascenso notifica al Jefe de la
Unidad interesada la fecha del cambio del empleado ascendido, siguiendo
los pasos de 1ª. Fase.
Si por el contrario se trata de un empleado nuevo pasa a la 2ª. Fase.
1ª. Parte:
Elabora Carta de notificación de ascenso la cual es firmada por La Gerencia General.
Cita al empleado para el ascenso, le notifica la fecha del ascenso y las condiciones sobre las cuales se hará la promoción.
Entrega al empleado la notificación original del ascenso y archiva la copia.
Elabora
en original y copias para los departamentos de la Empresa memorando
para mantener informados a los empleados el nuevo puesto de trabajo del
ascendido.
2ª. Parte:
Si
se trata de una nueva contratación se comunica al nuevo empleado la
fecha de inicio de labores. Si la persona contratada tiene
inconvenientes para presentarse en la fecha señalada se pide una fecha
que no exceda los cinco días hábiles.
El día señalado para iniciar labores recibe al empleado e inicia la primera parte del Manual de Inducción.
Asigna número de control al nuevo empleado y elabora los documentos de la contratación.
Los documentos a elaborar son los siguientes:
- Contrato Individual de Trabajo. Original y dos copias.
- Solicitud de Seguro de Vida Colectivo.
- Aviso de Inscripción al ISSS. (Si el nuevo empleado no está inscrito)
- Tarjeta para marcar la entrada y salida de labores.
- Firma los documentos y pide al nuevo empleado que firme los mismos.
- Distribuye los documentos de la siguiente manera.
- Contrato Individual de Trabajo
- Solicitud de Seguro Colectivo de Vida
- Al finalizar la charla de inducción envía al nuevo empleado con el Jefe inmediato para que continúe la charla de inducción.
Original (Expediente)
Copia (Ministerio de Trabajo)
Original (Compañía de Seguros)
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